A autenticação dos livros contábeis digitais com as novas regras do SPED

A Lei 8.934/94 fixa a obrigação das Juntas Comerciais procederem à autenticação dos livros contábeis das empresas, nos seguintes termos:

Art. 39. As juntas comerciais autenticarão:

I – os instrumentos de escrituração das empresas mercantis e dos agentes auxiliares do comércio;

O artigo 1.181 do Código Civil fixa que os livros obrigatórios devem ser autenticados pelos registros públicos de empresas mercantis, nos seguintes termos:

Parágrafo único. A autenticação não se fará sem que esteja inscrito o empresário, ou a sociedade empresária, que poderá fazer autenticar livros não obrigatórios.

Em consequência, os livros são apresentados às Juntas, que verifica se todos os dados estão corretos, como se o período de escrituração correspondente ao exercício financeiro, se, pelo faturamento, houve o desenquadramento da condição de microempresa e enquadramento correto na condição de empresa de pequeno porte, se o sócio que assinou os livros ainda integra a sociedade empresarial, dentre outros dados. Ao final, no termo de abertura, é aposto uma etiqueta de autenticação, contendo os dados da empresa, a identificação e assinatura do técnico analisador.

Com este procedimento, se estará validando o livro, para todos os fins, inclusive comprovação junto aos órgãos públicos e participação em licitações. A validação conferida não poderá ser cancelada, exceto em hipóteses excepcionalíssimas, como a colocação de uma etiqueta com número errada.

A Receita Federal do Brasil publicou, em 19 de setembro de 2016, a Instrução Normativa nº 1.660, alterando a Instrução Normativa RFB nº 1.420, de 19 de dezembro de 2013, que dispõe sobre a escrituração contábil digital.

Para entender a mudança, devemos nos remeter ao Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, que instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital, SPED, permitindo ao órgão fazendário federal o recebimento, por meio eletrônico, da escrituração contábil das empresas e de entidades sem fins lucrativos.

Em consequência, criou-se a escrituração contábil digital, ECD, que compreende o livro diário, o livro razão, o livro balancetes diários, os balanços e as fichas de lançamentos comprobatórios dos assentamentos neles transcritos. Estes livros são confeccionados, e, depois, assinados digitalmente, utilizando-se de certificado emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), com a finalidade de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.

Passaram a serem obrigadas a confeccionar a sua escrituração, por meio digital, e encaminhá-la para o Sped, o rol de empresas descritas no artigo 3º da IN RFB nº 1.420/2013:
 

Art. 3º.

I – as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real;

II – as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do imposto sobre a renda retido na fonte (IRRF), parcela de lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;

III – as pessoas jurídicas, imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da IN RFB nº 1.252/2012.

IV – as sociedades em conta de participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.

Estão desobrigados de encaminhar a escrituração, por meio digital, as microempresas e empresas de pequeno porte que se encontram no SIMPLES. No entanto, elas podem, se desejarem, encaminharem os seus livros por meio digital, caso em que serão dispensados de apresentação da escrituração nas Juntas Comerciais.

Quanto ao procedimento de envio, a ECD deverá ser transmitida pelas pessoas jurídicas obrigadas a adotá-las para o SPED, que emitirá confirmação de recebimento. A grande inovação, no entanto, reside na previsão de que o recibo de entrega servirá como comprovante de autenticação, nos termos do § 2º, artigo 1º, IN RFB 1.420/2013. O § 3º do artigo 1º, da referida IN, fixa que a autenticação realizada pelo SPED dispensa qualquer outra. Em consequência, não será necessário que o empresário procure a Junta Comercial para proceder à nova autenticação de seus livros.

Mas enquanto que, nas Juntas Comerciais, a autenticação demanda um procedimento de análise sobre um acervo de informações, na Receita Federal, o procedimento está restrito mais à recepção dos arquivos digitais contendo a escrituração.

No entanto, a autenticação poderá ser cancelada por duas maneiras. A primeira, quando a ECD for transmitida com erro ou quando for identificado erro de fato que torne imprestável a escrituração. 

Entende-se por erro de fato que torne imprestável a escrituração a existência de dados que não possam ser corrigidos conforme previsto pelas Normas Brasileiras de Contabilidade e que gere demonstrações contábeis inconsistentes.

A segunda, quando o próprio titular da escrituração solicita o cancelamento da autenticação e decorrer de erro de fato que a torne imprestável. Neste caso, deverá ser anexada à ECD substituta, laudo detalhado firmado por 2 (dois) contadores. A escrituração digital deve ser transmitida anualmente ao SPED, até o último dia do mês de maio do ano seguinte ao ano calendário a que se refira a escrituração.

Por fim, destacamos que, com as mudanças, nas empresas, assim que for emitido o recibo pelo envio da sua ECD, os seus livros contábeis passam a estar autenticados. Nas Juntas Comerciais, como o processo de autenticação demanda uma análise página a página, realizada não por um sistema informatizado, mas sim por um técnico, certamente teremos a necessidade de dispêndio de um lapso de tempo muito maior.

Sigilo fiscal não abrange livros contábeis das empresas, decide TRF-2

A contabilidade das empresas não conta com sigilo fiscal. Foi o que definiu a 4ª Turma Especializada do Tribunal Regional Federal da 2ª Região ao rejeitar a ação movida por uma indústria para tentar anular os autos de infração emitidos pela Fazenda. Segundo a empresa, a autuação foi feita com base nos seus livros contábeis — e esses documentos foram obtidos de forma ilegal.

Os autos de infração cobram o imposto de renda sobre a pessoa jurídica, assim como as contribuições sobre o lucro líquido e que se destinam aos programas de Integração Social e Financiamento de Seguridade Social (PIS e Cofins, respectivamente), referente aos anos de 1992 e 1993.

Ao analisar o caso, o juiz federal convocado Alexandre Libonati de Abreu, que relatou o processo, não aceitou os argumentos apresentados pela empresa. De acordo com ele, os documentos que embasaram a autuação não foram obtidos na sede do contador da parte, mas foram apresentados pela própria após intimação.

Na avaliação do relator, os livros e documentos contábeis que serviram para a autuação não são protegidos pelo sigilo fiscal. E ainda que o fossem, o sigilo não poderia ser oposto à administração no exercício de sua atividade fiscalizatória própria.

“Não há qualquer comprovação da suposta ilegalidade ou mesmo da forma pela qual se deu a apreensão na sede do contador, de modo a se analisar a eventual ocorrência de vício”, registrou Libonati. Com informações da Assessoria de Imprensa do TRF-2.

Processo 0008082-12.2004.4.02.5101

Legislação referentes aos requisitos dos livros empresariais

Requisitos Intrínsecos: 

Art. 1.183. A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens.

Parágrafo único. É permitido o uso de código de números ou de abreviaturas, que constem de livro próprio, regularmente autenticado.

Requisitos Extrínsecos:

Art. 32. O registro compreende:

I - a matrícula e seu cancelamento: dos leiloeiros, tradutores públicos e intérpretes comerciais, trapicheiros e administradores de armazéns-gerais;

II - O arquivamento:

a) dos documentos relativos à constituição, alteração, dissolução e extinção de firmas mercantis individuais, sociedades mercantis e cooperativas;

b) dos atos relativos a consórcio e grupo de sociedade de que trata a Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976;

c) dos atos concernentes a empresas mercantis estrangeiras autorizadas a funcionar no Brasil;

d) das declarações de microempresa;

e) de atos ou documentos que, por determinação legal, sejam atribuídos ao Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins ou daqueles que possam interessar ao empresário e às empresas mercantis;

III - a autenticação dos instrumentos de escrituração das empresas mercantis registradas e dos agentes auxiliares do comércio, na forma de lei própria.

Efeitos Probatórios dos livros empresariais

Art. 378. Os livros comerciais provam contra o seu autor. É lícito ao comerciante, todavia, demonstrar, por todos os meios permitidos em direito, que os lançamentos não correspondem à verdade dos fatos.

Art. 379. Os livros comerciais, que preencham os requisitos exigidos por lei, provam também a favor do seu autor no litígio entre comerciantes.

Art. 380. A escrituração contábil é indivisível: se dos fatos que resultam dos lançamentos, uns são favoráveis ao interesse de seu autor e outros Ihe são contrários, ambos serão considerados em conjunto como unidade.

Art. 381. O juiz pode ordenar, a requerimento da parte, a exibição integral dos livros comerciais e dos documentos do arquivo:

I - na liquidação de sociedade;

II - na sucessão por morte de sócio;

III - quando e como determinar a lei.

Art. 382. O juiz pode, de ofício, ordenar à parte a exibição parcial dos livros e documentos, extraindo-se deles a suma que interessar ao litígio, bem como reproduções autenticadas.

REGISTRO PÚBLICO DE INTERESSE DOS EMPRESÁRIOS

Tabisz e Sota Advogados Associados


1 O registro das empresas

            Há historicamente, dentro das atividades comerciais, a necessidade de se escriturar tudo aquilo que dizia respeito às atividades dos respectivos comércios. Mas foi no século XV que tornou-se obrigatório ao registro da corporação de mercadores o contrato de sociedade em comandita simples, pois conforme aduz Rubens Requião, antes disto eram comuns as fraudes contra credores, confira:

No século XV, a começar pela lei de 30 de novembro de 1408, promulgada na cidade de Florença, tornou-se obrigatório levar ao registro da corporação de mercadores o contrato de sociedade em comandita simples. Esse registro se impôs em virtude da sagacidade de sócios comanditários, que se mantinham ocultos nessa qualidade. Quando, porém, os negócios fracassavam, e a sociedade ia à falência, sem a existência de registro da sociedade, o sócio oculto revelava-se como credor, simples prestador de capitais, sem vinculação societária, reclamando o seu credito. O registro passou a coibir essa fraude contra os credores. (REQUIÃO, 2005, p. 81.)

            

            Hoje é algo extremamente importante dentro da atividade empresarial o seu registro, pois sem este muitas atividades podem tornar-se excessivamente onerosas ou  difíceis, como a impossibilidade de manter contabilidade legal e ainda um tratamento tributário mais rigoroso.

            Atualmente podemos falar de duas espécies de registro público, o Registro de Empresas e o Registro da Propriedade Industrial. Interessa-nos, entretanto, apenas o Registro das Empresas.

            Assim, é parte importante da atividade empresarial o seu devido registro nos órgão competentes, disciplinados dentro do Código Civil e da Lei 8934/94. Assim aduz Fábio Ulhoa:

 

Uma das obrigações do empresário, isto é, do exercente de atividade econômica  organizada para a produção ou circulação de bens ou serviços é a de inscrever-se no Registro das Empresas, antes de dar início à exploração de seu negócio (CC, art. 967). O Registro das Empresas está estruturado de acordo com a Lei n. 8.934, de 1994 (LRE), que dispõe sobre o registro público de empresas mercantis e atividades afins. Trata-se de um sistema integrado por órgãos de dois níveis diferentes de governo: no âmbito federal, o Departamento Nacional do Registro do Comércio (DNRC); e no âmbito estadual, a Junta Comercial. Essa peculiaridade do sistema repercute no tocante à vinculação hierárquica de seus órgãos, que varia em função da matéria. (ULHOA COELHO, 2007, p. 37.)

 

1.1       O Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC)

         Este integra o Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior, sendo órgão máximo do sistema. Suas atribuição estão elencadas na Lei 8934/1994 conforme pode ser acompanhado abaixo:

SUBSEÇÃO I

Do Departamento Nacional de Registro do Comércio

Art. 4º O Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC), criado pelos arts. 17, II, e 20 da Lei nº 4.048, de 29 de dezembro de 1961, órgão integrante do Ministério da Indústria, do Comércio e do Turismo, tem por finalidade:

I - supervisionar e coordenar, no plano técnico, os órgãos incumbidos da execução dos serviços de Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins;

II - estabelecer e consolidar, com exclusividade, as normas e diretrizes gerais do Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins;

III - solucionar dúvidas ocorrentes na interpretação das leis, regulamentos e demais normas relacionadas com o registro de empresas mercantis, baixando instruções para esse fim;

IV - prestar orientação às Juntas Comerciais, com vistas à solução de consultas e à observância das normas legais e regulamentares do Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins;

V - exercer ampla fiscalização jurídica sobre os órgãos incumbidos do Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins, representando para os devidos fins às autoridades administrativas contra abusos e infrações das respectivas normas, e requerendo tudo o que se afigurar necessário ao cumprimento dessas normas;

VI - estabelecer normas procedimentais de arquivamento de atos de firmas mercantis individuais e sociedades mercantis de qualquer natureza;

VII promover ou providenciar, supletivamente, as medidas tendentes a suprir ou corrigir as ausências, falhas ou deficiências dos serviços de Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins;

VIII - prestar colaboração técnica e financeira às juntas comerciais para a melhoria dos serviços pertinentes ao Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins;

IX - organizar e manter atualizado o cadastro nacional das empresas mercantis em funcionamento no País, com a cooperação das juntas comerciais;

X - instruir, examinar e encaminhar os processos e recursos a serem decididos pelo Ministro de Estado da Indústria, do Comércio e do Turismo, inclusive os pedidos de autorização para nacionalização ou instalação de filial, agência, sucursal ou estabelecimento no País, por sociedade estrangeira, sem prejuízo da competência de outros órgãos federais;

XI - promover e efetuar estudos, reuniões e publicações sobre assuntos pertinentes ao Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins

 

1.2        Das Juntas Comerciais

            Possuem estas competência a nível estadual tendo dentre suas atribuições as seguintes:

Art. 8º Às Juntas Comerciais incumbe:

I - executar os serviços previstos no art. 32 desta lei;

II - elaborar a tabela de preços de seus serviços, observadas as normas legais pertinentes;

III - processar a habilitação e a nomeação dos tradutores públicos e intérpretes comerciais;

IV - elaborar os respectivos Regimentos Internos e suas alterações, bem como as resoluções de caráter administrativo necessárias ao fiel cumprimento das normas legais, regulamentares e regimentais;

V - expedir carteiras de exercício profissional de pessoas legalmente inscritas no Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins;

VI - o assentamento dos usos e práticas mercantis

            As juntas comerciais são compostas pela presidência (órgão de direção e representação), do plenário (órgão de deliberação superior colegiado), das turmas (órgãos deliberativos inferiores), da secretaria geral (órgão administrativo), da procuradoria regional (órgão de fiscalização e consultoria jurídica) e por fim das delegacias (órgãos locais, onde pode ser constituída assessoria técnica com a finalidade de relatar e preparar documentos a serem submetidos à deliberação). (REQUIÃO, 2005, p. 85.)

            Aponta a lei 8934/1994 em seu artigo 11, os requisitos para fazer parte do plenário das juntas comerciais, entre os quais: ser brasileiro com pelo menos 26 anos de idade, estar em gozo dos direitos civis e políticos, estar quite com os serviços militar e eleitoral, não estar sendo processado, ou ter sido condenado, mesmo que temporariamente, pela prática de crime que vede o exercício de função pública. Além disto, precisa ter exercido atividade comercial, mercantil, de banqueiro ou transportador por mais de cinco anos. (REQUIÃO, 2005, p. 85; Lei n.º 8.934/1994, art. 11.). O artigo 12 da mesma lei ainda indica como serão escolhidos estes vogais, sendo ainda com a precisão que lhe é peculiar aduzido por Requião:

As entidades patronais de grau superior, isto é, as Federações do Comércio e da Indústria, bem como as Associações Comerciais, com sede na jurisdição das juntas Comerciais, indicarão em lista tríplice a metade do número de vogais que a constituem. Sessenta dias antes do término do mandato dos vogais as entidades citadas remeterão à autoridade governamental a indicação, o que não sendo feito importará na automática revigoração das últimas listas apresentadas. A outra metade do número de vogais e seus suplentes será escolhida respectivamente: um por indicação do Ministro da Indústria e do Comércio; três representando a classe dos advogados, dos economistas e a dos técnicos em contabilidade, mediante indicação dos respectivos Conselhos seccionais ou regionais; os restantes serão da livre escolha do Governo Estadual. Competirá, também, ao Governo do Estado designar, em comissão, o presidente e o vice-presidente. O mandato dos vogais será de quatro anos, admitida a recondução desde que sejam

reindicados [sic] pelas entidades que os designaram. (REQUIÃO, 2005, p. 85.)

        Entretanto, o que é necessário para se registrar uma empresa? È disto que nos ocuparemos no próximo tópico.

2 Os atos

        A competência para executar o registro das entidades empresariais e afins é da respectiva Junta Comercial. Os atos de registro conforme prevê a Lei n. º 8934/1994 são de: a) matrícula; b) arquivamento e c) autenticação (RAMOS, 2012, p. 69.). Ainda na lição de de Rubens Requião podemos encontrar os seguintes atos de registro:

O Registro do Comércio compreende: a) a matrícula; b) o arquivamento; c) o registro; d) a anotação no registro de firmas individuais e de nomes comerciais; e) autenticação dos livros comerciais; f) cancelamento do registro; g) o arquivamento ou o registro de quaisquer outros atos ou documentos determinados por disposição da lei; h) assentamento dos usos e práticas mercantis. (REQUIÃO, 2005, p. 89.)

        

            Neste trabalho cuidaremos dos atos de matrícula e de arquivamento.

2.1       Ato de matrícula

       

        Refere-se este ao ato específico  para registro exclusivamente de determinadas “profissões auxiliares” ou auxiliares de comércio, como são assim chamados os leiloeiros, tradutores públicos, intérpretes, trapicheiros e administradores de armazéns gerais, como se fosse um órgão regulador destas profissões. (RAMOS, 2012, p. 69.).

   

2.2       Ato de arquivamento

         Na belíssima lição de Ramos (2012, p. 69) “o arquivamento é o ato de registro que diz respeito, basicamente, aos atos constitutivos da sociedade empresária ou do empresário individual. Deve ser feito o arquivamento  na junta comercial [...]”

            Podemos assim concluir pelo exposto por Rubens Requião (2005, p. 90) que “O arquivamento é o depósito para guarda de documentos de interesse do comércio e do

empresário comercial [...].”

            Os documentos elencados no artigo 32, II da Lei 8934/1994 como partes integrantes do arquivamento são os seguintes: os relativos à constituição, alteração, dissolução e extinção de firmas mercantis individuais, sociedades mercantis e cooperativas; os atos relativos a consórcio e grupo de sociedade tratados pela Lei 6.404, de 15 de dezembro de 1976 (sociedades por ações); os atos concernentes a empresas mercantis estrangeiras autorizadas a funcionar no Brasil; as declarações de microempresa; os atos ou documentos que, por determinação legal, sejam atribuídos ao Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins ou daqueles que possam interessar ao empresário e às empresas mercantis. (Lei 8934, de 18 de novembro de 1994).

2.2.3 Autenticação

A autenticação refere-se aos instrumentos de escrituração, os seja, aos livros comerciais. A autenticação é condição de regularidade dos referidos documentos. Assim, um livro comercial deve ser levado à Junta Comercial para autenticação, e neste ato terá todos os requisitos que devem ser observados na escrituração, fiscalizados.

Os livros comerciais, para merecerem fé em juízo, permitindo-se que deles o comerciante colha elementos de prova a seu favor, dever ser autenticados pelas Juntas Comerciais. “A autenticação dos livros efetua-se com o lançamento, na folha de rosto”, do respectivo termo de abertura.

As Juntas Comerciais poderão, fora de suas sedes, para melhor atender as localidades do interior do País, e considerando as conveniências do serviço, delegar a sua competência a outra autoridade pública para o preenchimento das formalidades de autenticação dos livros e fichas.

Os livros fiscais e contábeis deverão, assim, ser apresentados à Junta Comercial, para que esta os autentique. A autenticação consta da lavratura de um termo na folha de rosto do livro com o carimbo da Junta Comercial e assinatura de pessoa autorizada. Esse registro é obrigatório para que tenham os livros fé, se forem apresentados em juízo.

- a autenticação é condição de regularidade de documento, no caso das fichas escriturais, já que configura requisito extrínseco de validade da escrituração mercantil.

- Matrícula (primeiro ato)

- arquivamento (segundo ato)

- último ato do Registro Público de Empresas e Atividades Afins

3 Da Escrituração

A escrituração é arte de escrever. Consiste em efetuar em livros côngruos dos estabelecimentos, públicos ou particulares, lançamentos sucintos e claros dos atos e contratos realizados no curso da administração patrimonial de que se cuide, de modo que, a todo instante, de seu estado se tenha notícia atual e exata.

A escrituração é o processo metódico e sistemático, pelo qual em livros próprios, obrigatório ou auxiliar, se lançam cronologicamente as contas e todas as operações de um estabelecimento empresarial, fazendo um balanço geral do seu ativo e passivo, demonstrativo do histórico integral da empresa.

É o registro contábil, em livro, da generalidade das operações empresariais, permitindo manter uma contabilidade regular, com base nas informações nela lançadas, dirigidas ao esclarecimento não só dos sócios, mas também de terceiros.

O sistema de escrituração é necessário por ser um instrumento de defesa de empresário e da sociedade empresária, visto que comprova a regularidade das atividades econômicas desenvolvidas e contém informações financeiras e administrativas úteis para a incidência de encargos tributários e a solução de questões judiciais.

Assim, a escrituração contábil exerce função fiscal (por conter dados informativos sobre a atividade econômica do empresário), função administrativa (para o empresário ou administrador controlar o seu empreendimento) e função documental (por ser um registro demonstrativo dos resultados da empresa para os sócios, ou terceiros).

As leis brasileiras não exigem forma especial de contabilidade. Assim, há liberdade de moldar a contabilidade à feição da empresa. Mas algumas regras devem ser observadas. Os livros escolhidos deverão ser autenticados pelo Registro Público de Empresas Mercantis.

De acordo com o art. 1.183, a escrituração deverá ser feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens. Além disso, a escrituração ficará sob a responsabilidade de contabilista legalmente habilitado, salvo se nenhum houver na localidade, mas ressalva a responsabilidade do gerente.

No Diário serão lançadas, com individualização, com clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa.

Assim, fica como obrigação dos empresários manterem sistema de escrituração contábil completo e uniforme de todos os seus atos em livros, mediante processo manual, mecanizado ou eletrônico, seguindo os requisitos extrínsecos e intrínsecos exigidos pelo art. 1.182 e 1.183 do Código Civil.

Logo em seguida, deve autenticar todos os seus livros no Registro Público de Empresas Mercantis e conservar em boa guarda sua escrituração e documentação relativa ao giro de sua atividade empresarial, enquanto as ações a elas pertinentes não prescreverem.

O empresário rural e o pequeno empresário estão dispensados em manter escrituração de seus negócios, mas poderá optar pela escrituração simplificada.

3.1 Princípios da Escrituração

A) Uniformidade temporal da contabilidade: que preconiza a inalterabilidade dos critérios contábeis adotados, possibilitando uma segura avaliação do empreendimento empresarial ao longo do tempo, mediante comparação dos lançamentos feitos em diferentes períodos.

B) Individuação da escrituração: pois o lançamento contábil deverá ser correspondente ao conteúdo dos documentos, que lhe deram suporte.

C) Fidelidade: uma vez que deverá demonstrar, com clareza, a real situação do empresário individual ou coletivo, possibilitando efetuar um levantamento das alterações patrimoniais, fiscalizar e adotar medidas para coibir fraudes com desvio de bens, simulação de dívidas ou pagamentos antecipados e comprovar dados em juízo.

D) Sigilo dos livros empresariais: garantindo sua inviolabilidade para que se evite concorrência desleal e haja bom andamento da atividade econômica do empresário individual ou coletivo. O segredo desses livros resguardará o empresário, pondo-o a solva da má-fé de qualquer um.

E) Liberdade de escolha do sistema de contabilidade e da quantidade e da espécie de livros necessários para o cumprimento do dever de escriturar, excepcionando-se o livro Diário, que é obrigatório.

4 Dos Livros Comerciais

Como é impossível à memória humana reter normalmente a profusão de dados e fatos cotidianos, desde a alta Antiguidade se impôs o costume de registrá-los por escrito. Em Roma, ao pater famílias cabia o dever de registrar em livros próprios os negócios de sua atividade econômica e doméstica.

Fica como obrigação do empresário e da sociedade empresária seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o resultado econômico (Código Comercial, art. 10). OBS: com exceção para o pequeno empresário, a microempresa e a empresa de pequeno porte estão regulamentados por Lei Complementar, onde a escrituração comercial é substituída por livro caixa e livro de inventário.

Portanto, o empresário e a sociedade empresária são obrigados, de acordo com o Código Civil:

A) a seguir ordem uniforme de contabilidade e escrituração, e a ter os livros para esse fim necessários.

B) a autenticar no Registro Público de Empresas Mercantis todos os livros e fichas, cujo registro for expressamente exigido pelo Código, antes de postos em uso.

C) a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondências e mais papéis pertencentes ao giro de seu comércio, enquanto não prescreverem as ações que lhe possam ser relativas (art.1.194).

D) a elaborar anualmente um balanço patrimonial e de resultado econômico, com o primeiro devendo exprimir, com fidelidade e clareza, a situação real da empresa e, indicar o ativo e o passivo, bem como o balanço de resultado econômico, ou demonstração da conta de lucros e perdas.

Não há sanção alguma, de ordem penal, para o empresário que não adotar ou seguir tais prescrições. Por outro lado, a Lei de Falências indica que a falência será necessariamente declarada fraudulenta desde que se verifique a inexistência dos livros obrigatórios ou sua escrituração atrasada, lacunosa, defeituosa ou confusa, sujeitando o empresário falido à pena de detenção, de seis meses a três anos (art. 186 VI).

Portanto, os livros empresariais são os registros, contábeis ou não, nos quais o empresário (individual ou coletivo) faz o assento das suas operações, elaborando sistematicamente suas contas, ou dos fatos do seu empreendimento.

Os livros poderão ser:

- Obrigatórios: se reclamados por lei e que devem escriturados, sob pena de sanção criminal, administrativa ou processual, e devidamente autenticados. Podem ser comuns a todos os empresários, como o Diário, onde são registradas todas as operações empresariais, ou especiais, exigidos por lei a certos empresários ou sociedades em atenção ao ramo da atividade.

- Facultativos: se não forem obrigatoriamente exigidos por lei, sendo usados voluntariamente pelo empresário para controlar suas atividades gerenciais.

O Diário é o livro empresarial obrigatório comum a todos os empresários, onde, com clareza, serão lançadas, diariamente, por escrita direta ou reprodução, em ordem cronológica de sua ocorrência, todas as operações relativas ao exercício da empresa, preenchendo todos os requisitos formais.

O Livro Razão possibilita a averiguação da posição de cada elemento do patrimônio do empresário e de suas modificações, servindo como auxiliar do Diário, onde também constará o balanço patrimonial e o resultado econômico, ambos subscritos pelo contabilista.

O Diário contém, portanto, todas as informações financeiras do empresário e da sociedade empresária.

5 Da Força Probatória dos Livros Comerciais

Os livros comerciais são a consciência dos comerciantes. A comissão redatora do Código Napoleônico, de 1807, declarava: “a consciência do comerciante está escrita nos livros; neles é que o comerciante registra todas as suas ações; são, para ele, uma espécie de garantia”. Nesse sentido os livros comerciais são uma espécie de “repositório (depósito) de prova” para o comerciante.

Sua origem remonta ao direito romano, conta a história que Cícero, advogado de Roscius, de quem Fanius reclamava uma dívida, ganhou a causa pois o credor não pode exibir o “códex et expenci”, onde deveria estar escriturada a dívida.

Na Idade Média a fé e a força probante dos livros, principalmente banqueiros, uns entediam que os assentos dos livros mercantis provavam contra o mercador, e outros que também a favor dele.

Na Alemanha, século XV, tinham valor de “meia prova” (quando escriturados escrupulosamente, incertamente) ou valor de prova plena (quando confirmado seu assento).

No Brasil firmou-se a obrigatoriedade de autenticação dos livros nos Tribunais do Comércio, Código Comercial, art. 13, correspondente no art. 1181 do Código Civil:

“Art. 1.181. Salvo disposição especial de lei, os livros obrigatórios e, se for o caso, as fichas, antes de postos em uso, devem ser autenticados no Registro Público de Empresas Mercantis”.

O art. 226 do Código Civil fixa regras a despeito do assunto:

“Art. 226. Os livros e fichas dos empresários e sociedades provam contra as pessoas a que pertencem, e, em seu favor, quando, escriturados sem vício extrínseco ou intrínseco, forem confirmados por outros subsídios.

Parágrafo único. A prova resultante dos livros e fichas não é bastante nos casos em que a lei exige escritura pública, ou escrito particular revestido de requisitos especiais, e pode ser ilidida pela comprovação da falsidade ou inexatidão dos lançamentos.”

Em síntese, os livros legalizados, escriturados em forma mercantil, sem emendas ou rasuras, e em perfeita harmonia uns com os outros, fazem prova plena, não necessitando corroborar com outros documentos que poderiam fundamentá-lo. Esporádicas rasuras ou emendas, ou outro vício qualquer, não prejudicam os livros em seu todo, mas apenas inutilizam, como valor probante a favor do comerciante, o lançamento incriminado.

O art. 8º do decreto-lei nº. 486, de 3 de março de 1969, reitera que os livros só provam a favor do empresário quando mantidos com observância das formalidades legais.

Quando o Código exigir que determinada prova só se possa fazer por instrumento público ou particular, os livros comerciais não a suprem, como por exemplo o penhor mercantil.

O valor probante da escrituração dos livros da empresa não é absoluto, admitindo prova em contrário.

6 Da Exibição dos Livros

O art. 1190, CC, garante o sigilo dos livros e fichas comerciais que não podem ser objeto de diligências de nenhuma autoridade, juiz ou tribunal sob qualquer pretexto não previsto em lei. Porém, considerando a força probante desses documentos, a exibição dos livros pode ser requerida judicialmente (total ou parcial) para solução de controvérsias ou administrativamente pelos agentes fiscais do poder público em ações fiscalizadoras.

A exibição integral dos livros e papeis de escrituração só pode ser autorizada pelo juiz nos casos previstos em lei, quais sejam: ações relativas à sucessão inter vivos ou causa mortis, comunhão ou sociedade, administração ou gestão à conta de outrem, em caso de falência ou à liquidação da sociedade (CC, art. 1191 e CPC, art. 381). Tais situações, são justificáveis pois necessitam de apurada análise contábil, assim, os livros devem ficar em disponibilidade no cartório durante o curso da ação.

O CPC no art. 844 admite a ação de exibição específica como procedimento preparatório/cautelar. Nesse sentido, o STF editou a Sumula 390: “A exibição judicial de livros comerciais pode ser requerida como medida preventiva”.

A exibição parcial de livros empresariais pode ser ordenada em qualquer ação e limita-se à questão necessária à solução do litígio e às transações entre os litigantes (STF, Súmula 260). Nesse caso, o titular dos livros deve apresentá-los tão somente na audiência para exame do juízo, não necessitando deles ser desapossado.

Se houver recusa da exibição parcial dos livros, considerar-se-á como verdadeiro o fato alegado pela parte contrária (CC, art. 1192).

Há casos em que o juiz deve se abster de ordenar a exibição da escrituração ou, sendo ela imprescindível, deve impor aos autos o segredo de justiça. Essas hipóteses estão elencadas no art. 363 do CPC e incluem situações como: haver na documentação negócio da própria vida familiar, possibilidade de violação do dever de honra, ocasionar desonra à parte ou a terceiro, bem como a seus parentes consangüíneos ou afins até o terceiro grau ou lhes representar perigo de ação penal, acarretar divulgação de fatos sigilosos profissionalmente, etc.

As restrições ao exame dos livros mencionadas, não são aplicadas ao agente fazendário no exercício da fiscalização tributária (CTN, art. 195), e nem ao INSS na apuração de falta de recolhimento de contribuições previdenciárias (Lei n. 8212/01, art. 33, §1º), tais servidores públicos, em prol do interesse da coletividade, podem exigir a exibição de quaisquer livros comerciais, limitado o exame aos pontos objeto da investigação. (STF, Sumula 439)

A recusa da exibição dos livros à autoridade administrativa pode acarretar: a) lançamento do tributo por arbitramento ou lavratura de auto de infração por omissão a pagamento de tributo, que abrangerá valores fiscais sonegados, multas e encargos legais; b) requisição por agente fiscal do auxílio da força pública para o cumprimento da exibição; c) aplicação da pena de detenção de quinze dias a seis meses por crime de desobediência à ordem de funcionário público; d) punição por crime contra a ordem tributária por omissão de informação à autoridade fazendária.

7 Da Guarda e Conservação

O Decreto-Lei n°486, de 3 de março de 1969, dispunha que o comerciante era obrigado a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes, a escrituração, correspondência e demais papéis relativos à atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial.

Como os empresários mais se preocupam com seus problemas tributários, é o prazo de prescrição legal que determina o zelo na conservação de seus livros e papéis, sendo de cinco anos a prescrição das obrigações relativas ao imposto de renda, imposto sobre produtos industrializados e imposto de circulação de mercadorias.

Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, o empresário fará publicar em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento aviso relativo ao fato, e deste dará minuciosa informação dentro de quarenta e oito horas à Junta Comercial, para obter a legalização de novos livros.

BIBLIOGRAFIA

DINIZ, Maria Helena. Curso de Direito Civil Brasileiro. vol. 8. Direito de empresa. 2ª. ed. ref. São Paulo: Saraiva, 2009.

RAMOS, André Luiz Santa Cruz. Direito Empresarial Esquematizado. 2.ª ed. São Paulo: Método, 2012.

REQUIÃO, Rubens. Curso de Direito Comercial. Vol. 1. São Paulo: Saraiva, 2005.

ULHOA COELHO, Fábio. Manual de Direito Comercial. Direito de Empresa. 18.ª ed. Rev. Atual. São Paulo: Saraiva, 2007.

Lei 8.934, de 18 de novembro de 1994. Site da Presidência da República, Casa Civil, Subchefia para Assuntos Jurídicos.

Questões

Registro Público de Empresas Mercantis

1) Rasuras, emendas ou outros vícios quaisquer prejudicam o valor probante do livro comercial em seu todo?

            Esporádicas rasuras ou emendas, ou outro vício qualquer, não prejudicam os livros em seu todo, mas apenas inutilizam, como valor probante a favor do comerciante, o lançamento incriminado.

2) Julgue F ou V a seguinte afirmativa e justifique:

Os livros e documentos fiscais devem ser mantidos na empresa, não podendo ser retirados em hipótese alguma; também não é permitida sua análise por nenhuma autoridade fiscal.

            (F) Quando requisitado pelo juiz, os livros empresariais devem ser apresentados judicialmente, e sendo necessário, devem permanecer no cartório à disposição das partes, peritos, Ministério Público e do juiz durante o curso do processo. Os agentes fiscais tributários bem como o INSS devem ter acesso aos livros e escrituração comerciais no exercício da fiscalização tributária e previdenciária, pois estarão atuando em prol do interesse coletivo.

3) Aquele empresário ou sociedade empresária que não adotar as prescrições feitas pelo Código Civil a respeito de suas obrigações, tais como seguir ordem uniforme de contabilidade e escrituração, e a ter os livros para fim necessários, recebe algum tipo de sanção? Se sim, qual (is)?

            O empresário que deixar de seguir tais prescrições, não sofre nenhuma sanção de ordem penal. Mas, em se tratando da Lei de Falências, há indicação que a falência será necessariamente declarada fraudulenta desde que se verifique a inexistência dos livros obrigatórios ou sua escrituração atrasada, lacunosa, defeituosa ou confusa, sujeitando o empresário falido à pena de detenção de seis a três anos.