A Lei 8.934/94 fixa a obrigação
das Juntas Comerciais procederem à autenticação dos livros contábeis das
empresas, nos seguintes termos:
Art. 39. As juntas comerciais autenticarão:
I – os instrumentos de escrituração das empresas mercantis e dos agentes auxiliares do comércio;
O artigo 1.181 do Código Civil fixa que os livros obrigatórios devem
ser autenticados pelos registros públicos de empresas mercantis, nos
seguintes termos:
Parágrafo único. A autenticação não se fará sem que esteja inscrito o
empresário, ou a sociedade empresária, que poderá fazer autenticar
livros não obrigatórios.
Em consequência, os livros são apresentados às Juntas, que verifica
se todos os dados estão corretos, como se o período de escrituração
correspondente ao exercício financeiro, se, pelo faturamento, houve o
desenquadramento da condição de microempresa e enquadramento correto na
condição de empresa de pequeno porte, se o sócio que assinou os livros
ainda integra a sociedade empresarial, dentre outros dados. Ao final, no
termo de abertura, é aposto uma etiqueta de autenticação, contendo os
dados da empresa, a identificação e assinatura do técnico analisador.
Com este procedimento, se estará validando o livro, para todos os
fins, inclusive comprovação junto aos órgãos públicos e participação em
licitações. A validação conferida não poderá ser cancelada, exceto em
hipóteses excepcionalíssimas, como a colocação de uma etiqueta com
número errada.
A Receita Federal do Brasil publicou, em 19 de setembro de 2016, a
Instrução Normativa nº 1.660, alterando a Instrução Normativa RFB nº
1.420, de 19 de dezembro de 2013, que dispõe sobre a escrituração
contábil digital.
Para entender a mudança, devemos nos remeter ao Decreto nº 6.022, de
22 de janeiro de 2007, que instituiu o Sistema Público de Escrituração
Digital, SPED, permitindo ao órgão fazendário federal o recebimento, por
meio eletrônico, da escrituração contábil das empresas e de entidades
sem fins lucrativos.
Em consequência, criou-se a escrituração contábil digital, ECD, que
compreende o livro diário, o livro razão, o livro balancetes diários, os
balanços e as fichas de lançamentos comprobatórios dos assentamentos
neles transcritos. Estes livros são confeccionados, e, depois, assinados
digitalmente, utilizando-se de certificado emitido por entidade
credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras
(ICP-Brasil), com a finalidade de garantir a autoria, a autenticidade, a
integridade e a validade jurídica do documento digital.
Passaram a serem obrigadas a confeccionar a sua escrituração, por
meio digital, e encaminhá-la para o Sped, o rol de empresas descritas no
artigo 3º da IN RFB nº 1.420/2013:
Art. 3º.
I – as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real;
II – as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que
distribuírem, a título de lucros, sem incidência do imposto sobre a
renda retido na fonte (IRRF), parcela de lucros ou dividendos superior
ao valor da base de cálculo do imposto, diminuída de todos os impostos e
contribuições a que estiver sujeita;
III – as pessoas jurídicas, imunes e isentas que, em relação aos
fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação
da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da IN RFB
nº 1.252/2012.
IV – as sociedades em conta de participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.
Estão desobrigados de encaminhar a escrituração, por meio digital, as
microempresas e empresas de pequeno porte que se encontram no SIMPLES.
No entanto, elas podem, se desejarem, encaminharem os seus livros por
meio digital, caso em que serão dispensados de apresentação da
escrituração nas Juntas Comerciais.
Quanto ao procedimento de envio, a ECD deverá ser transmitida pelas
pessoas jurídicas obrigadas a adotá-las para o SPED, que emitirá
confirmação de recebimento. A grande inovação, no entanto, reside na
previsão de que o recibo de entrega servirá como comprovante de
autenticação, nos termos do § 2º, artigo 1º, IN RFB 1.420/2013. O § 3º
do artigo 1º, da referida IN, fixa que a autenticação realizada pelo
SPED dispensa qualquer outra. Em consequência, não será necessário que o
empresário procure a Junta Comercial para proceder à nova autenticação
de seus livros.
Mas enquanto que, nas Juntas Comerciais, a autenticação demanda um
procedimento de análise sobre um acervo de informações, na Receita
Federal, o procedimento está restrito mais à recepção dos arquivos
digitais contendo a escrituração.
No entanto, a autenticação poderá ser cancelada por duas maneiras. A
primeira, quando a ECD for transmitida com erro ou quando for
identificado erro de fato que torne imprestável a escrituração.
Entende-se por erro de fato que torne imprestável a escrituração a
existência de dados que não possam ser corrigidos conforme previsto
pelas Normas Brasileiras de Contabilidade e que gere demonstrações
contábeis inconsistentes.
A segunda, quando o próprio titular da escrituração solicita o
cancelamento da autenticação e decorrer de erro de fato que a torne
imprestável. Neste caso, deverá ser anexada à ECD substituta, laudo
detalhado firmado por 2 (dois) contadores. A escrituração digital deve
ser transmitida anualmente ao SPED, até o último dia do mês de maio do
ano seguinte ao ano calendário a que se refira a escrituração.
Por fim, destacamos que, com as mudanças, nas empresas, assim que for
emitido o recibo pelo envio da sua ECD, os seus livros contábeis passam
a estar autenticados. Nas Juntas Comerciais, como o processo de
autenticação demanda uma análise página a página, realizada não por um
sistema informatizado, mas sim por um técnico, certamente teremos a
necessidade de dispêndio de um lapso de tempo muito maior.
