Escrituração Empresarial e a Força Probatória

•         ESCRITURAÇÃO E A FORÇA PROBATÓRIA

Acadêmicos:

Ana Flávia Damasceno

Ana Paula Meda

Patricia Nayume

Jacqueline Tamais

Gabrielle Rosa

•          Deveres comuns a todos os empresários individuais e coletivos

•         Registrar-se no registro de empresas antes de iniciar suas atividades.

•         Escriturar regularmente os livros obrigatórios

•         Levantar anualmente o balanço patrimonial e o resultado econômico.

•         O empresário rural e o pequeno empresário estão dispensados de manter escrituração de seus negócios, mas, se quiserem, poderão optar pelo SIMPLES, devendo com isso escriturar o Caixa e o Registro de Inventário.

•         Conceito

Escrituração

•         Processo metódico e sistemático, pelo qual em livros próprios, obrigatório ou auxiliar, se lançam cronologicamente as contas e todas as operações de um estabelecimento empresarial, fazendo um balanço geral do seu ativo e passivo, demonstrativo do histórico integral da empresa.

•         É um relato e uma demonstração das operações realizadas pelo empresário, dirigida ao esclarecimento não só dos sócios, mas também dos terceiros (credores, Fisco etc).

•         Etimologicamente, vem do latim perscriptio, do verbo scriptio, escrever, e o prefixo per- que lhe confere intensidade. De tal forma que a escrituração deve ser realizada de maneira uniforme, assídua e sistemática. Deve ser também real, reproduzindo com fidelidade a verdadeira situação das atividades da empresa, lastreando-se em documentos que comprovem com precisão a existência e as circunstâncias de cada operação empresarial.

•         Histórico

Spencer Vampre (necessidade da escrituração)

•         Ao empresário possibilita a verificação do estado do seu negócio, apontando caminhos a serem seguidos;

•         A terceiros oferece prova dos débitos e créditos, elucida direitos contestados, facilita a liquidação e a prestação de contas, demonstra a causa de falência e a possibilidade de pagamento proporcional aos credores.

•         Funções da escrituração contábil

•         Função fiscal – possibilita a fiscalização da incidência e do recolhimento de tributos.

•         Função gerencial ou administrativa – imprescindível para o administrador controlar e avaliar o empreendimento feito, e tomar decisões.

•         Função documental – constitui registro demonstrativo dos resultados da empresa para sócios e terceiros.

•         Princípios da escrituração

•         Uniformidade temporal da contabilidade (CC, art. 1.179, caput):

Inalterabilidade dos critérios contábeis adotados, ou seja, a não mudança nas formas de escriturar que foram anteriormente começadas.

Segura avaliação do empreendimento empresarial ao longo do tempo. Importante para uma análise gradual e presente do negócio.

•         Individuação da escrituração:

Lançamento contábil -> conteúdo dos documentos que lhe deram suporte.

•         Fidelidade:

Visa mostrar, de maneira clara, a verdadeira situação em que se encontra o empresário individual ou coletivo. Possibilita várias apreciações sobre diferentes aspectos da empresa. Ex: levantamento das alterações patrimoniais; fiscalizar e adotar medidas para impedir fraudes.

•         Sigilo dos livros empresariais (CC, arts. 1.190 e 1.191):

–        Inviolabilidade a fim de se evitar a concorrência desleal e garantir o bom desenvolvimento da atividade econômica.

–        História da vida mercantil da empresa (segredos e estratégias).

–        Inconveniente exposição que pode ocasionar prejuízo ao empresário advindo de terceiro que conheça a situação econômica de seu negócio.

–        Nenhuma autoridade administrativa (funcionário da Fazenda Pública federal, Estadual ou Municipal), nenhum juiz ou tribunal, poderá fazer ou ordenar diligência, para averiguar as contas e se o empresário, ou a sociedade empresária fazem ou não a observação de formalidades legalmente exigidas.

–        Exceções: casos admitidos em lei para fins fiscais ou previdenciários

–        Relativização do princípio do sigilo.

•         Liberdade de escolha do sistema de contabilidade e da quantidade e da espécie de livros necessários para o cumprimento do dever de escriturar (CC, art. 1.179 e § 1º):

–         Excetuando-se o livro Diário que é obrigatório (CC, art. 1.180).

•        


Contabilista e empresário e suas responsabilidades e contabilidade.

•         Contabilista

 Diplomado em curso técnico de contabilidade ou formação superior de Ciências contáveis, são aqueles encarregados da escrituração contábil. Podendo trabalhar como empregado de empresas ou prestar serviços autônomos.

Sendo, ou não integrante do quadro funcional.

•         Contabilidade

 É a ciência utilizada para sistematizar contas, possibilitando uma melhor gestão empresarial e a busca pelos melhores resultados do empreendimento.

 É através do estudo da contabilidade que é possível observar a situação financeira dos empreendimentos feitos, a destinação de seus recursos, alterações do patrimônio líquidos, os lucros e os prejuízos.

•         Responsabilidade do empresário e do contabilista

Cabe ao empresário individual (ou seu representante), assinar junto com o contabilista a escrituração. Sendo responsabilidade desse a escrituração perante terceiros.

Cabe ao contabilista a responsabilidade pelos atos culposos diante do preponente, e responsabilidade solidária com o mesmo, perante terceiros, por atos dolosos.

•         Da elaboração da escrituração

•         Procedimentos:

Manual (manuscrito)

Mecanizado (datilografado)

Eletrônico (computação)

•         Instrumentos:

Livros

Conjunto de fichas ou folhas soltas

Conjunto de folhas conjuntas

Microfichas geradas por microfilmagem de saída direta do computador

Opção da empresa: codificar ou abreviar

Códigos e abreviaturas determinados pela empresa de acordo com sua necessidade e conveniência.

•         Art. 6º, Parágrafo único, Inst. Normativa nº 107/2008 do DNRC – A codificação deve permanecer inalterada durante todo o período de escrituração.

A empresa deverá possuir um livro específico e obrigatório, revestido das formalidades extrínsecas e intrínsecas exigidas para o Livro Diário, discriminando todos os códigos e as correspondentes operações, bem como todas as abreviaturas e seus significados.

•         Métodos de escrituração

•         Método de partidas simples:

Sistema incompleto

Para cada operação da empresa faz-se apenas um lançamento, a débito ou crédito.

•         Método de partidas dobradas:

Para cada crédito há um débito correspondente de valor igual

Algo vai e outro algo vem em seu lugar

Operação da empresa: duas contas (débito e crédito)

Soma de todos os créditos e débitos = ZERO

•         Requisitos extrínsecos e intrínsecos

•         Requisito Extrínseco:

Livros obrigatórios e fichas:

Autenticação no Registro Público de Empresas Mercantis

Servem de prova em favor do empresário ou sociedade empresária

Livro: Segurança jurídica

Lavratura do termo de abertura e de encerramento

Impedir a adulteração dos lançamentos feitos

Identificação do empresário e do contabilista responsável

Ressalva: Artigo 1.181, caput, Código Civil

Ponderação

Retrocesso: exigir a autenticação antes do uso

Livros digitais ou microfichas de saída direta do computador: praticidade e eficiência

Escrituração manual – livros de papel ou fichas datilografadas ou impressas

•         Requisitos intrínsecos – Artigo 1.183, Código Civil

Idioma nacional

Moeda corrente nacional – Real

Forma contábil

Individuação

Ordem Cronológica

Ausência de intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens.

•         Livros empresariais e modalidades:

•         Livros Empresariais: Instrumento de escrituração empresarial, formado por registros das operações dos empresários, da elaboração de suas contas e fatos do empreendimentos.

•         Modalidades:

-Obrigatórios

- Comuns

- Especiais

- Não empresariais

- Fiscais

- Trabalhistas ou previdenciárias

Facultativos ou auxiliares

- Dispensáveis

- Necessários ou indispensáveis

•         Livro Diário

Art. 1.184 par.2° CC

No Diário deverão ser lançados, dia a dia, os atos ou operações da atividade mercantil, bem como os que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial do contribuinte.

É uma escrituração resumida, sendo os únicos registros obrigatórios para empresas no Brasil.

•         Substituição do livro diário por fichas

No novo Código Civil, é possível a substituição do Livro Diário por fichas , para escrituração mecanizada ou eletrônica. Nesse caso o empresário deve escriturar um livro auxiliar, para registrar o balanço patrimonial e o demonstrativo de resultados, sendo este obrigatório, devendo portanto ter todas as formalidades intrínsecas exigidas para o próprio Livro Diário.

•         Termo de Abertura e Encerramento

O termo de abertura consta a finalidade a que se destina o livro, numero de ordem, de folhas, firma individual ou o nome da sociedade a que pertença, o local da sede ou estabelecimento, o número e data do arquivamento dos atos constitutivos no órgão de registro do comércio e o número de registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ).

O termo de encerramento indicará o fim a que se destinou o livro, o número de ordem, o número de folhas e a respectiva firma individual ou sociedade mercantil.

•         Livro de Balancetes Diários e Balanços

O livro de balancetes diários e balanços constitui um sistema alternativo que substitui a escrituração do Livro Diário, usado inicialmente em bancos e sociedades de credito imobiliário.

A empresa deve lançar cada uma das operações, detalhadamente, nas fichas e no encerramento do dia, lançar em livro  auxiliar, um balancete diário.

•         Livros Facultativos

São livros facultativos, Livro Copiador de Carta, Livro Razão, Caixa, Conta Corrente e Borrador estes são opção do empresário, mas uma vez adotados, passam a ser parte integrante da escrituração da empresa, se fazendo regular e devendo obedecer as formalidades do Livro Diário.

•         Livros obrigatórios de caráter especial

Alem dos livros de caráter especial, existem ainda aqueles de caráter especial, como, Livro de Registro de Duplicata, Livros Societários, Livros de Registro de Ações Nominativas, Livro de atas da administração.

Existem livros que são criados para atividades especificas de alguns empresários como para leiloeiros, há diários de entrada, diários de saída, contas-correntes. Para os armazéns gerais há livros de entrada e saída de mercadorias e livro talão. Livro de Matrículas dos Cooperados, de Atas de Assembleias Gerais (especiais para cooperativas), há livros de Atas dos órgãos de Administração, livros de Atas do Conselho Fiscal, Livros Presenças dos Associados nas Assembleias Gerais.

•         Livros Fiscais, Previdenciários e trabalhistas

- Na esfera tributária federal, o Regulamento do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica exige os seguintes livros fiscais:

I - para registro de inventário;

II - para registro de entradas (compras);

III - de Apuração do Lucro Real – LALUR;

IV - para registro permanente de estoque, para as pessoas jurídicas que exercerem

atividades de compra, venda, incorporação e construção de imóveis, loteamento ou

desmembramento de terrenos para venda;

V - de Movimentação de Combustíveis, a ser escriturado diariamente pelo posto

revendedor.

O Direito Previdenciário não especifica a escrituração de registros próprios mas exige a escrituração dos fatos geradores de contribuição social nas contas dos livros fiscais e comerciais, que são base para fiscalização da empresa.

Já a legislação trabalhista, tem escrituração especifica dos seguintes livros: o Livro de Registro de Empregados e o Livro de Inspeção do Trabalho, e para empresas com mais de dez funcionários, a escrituração do Livro de Registros de Ponto.

•         Balanços e demonstrativos

- Balanço Patrimonial

- Livro Razão

- Inventário

- Sociedades Coligadas

- Demonstrativos de Resultados Econômicos

•         Valor probatório dos livros empresariais

•         Artigo 221, Código Civil

Provas a favor e contra seu autor

Escriturados sem quaisquer vícios intrínsecos ou extrínsecos

Presunção “juris tantum”: apenas de direito.

Força probatória ilidida:

Comprovada falsificação ou inexatidão dos lançamentos

Perícia contábil

Como prova a favor do titular:

Contra outro empresário

Havendo regularidade na escrituração

Liberação do ônus probandi: perícia contábil ou exibição judicial dos livros

Como prova contrária ao seu autor:

Demonstrar que os lançamentos feitos não correspondem à verdade dos fatos.

Unidade da prova:

Escrituração contábil é indivisível.

Fatos resultantes dos lançamentos: favoráveis e outros contrários

Considerados em conjunto, unidade.

•         Exibição dos livros: exibição total e exibição parcial e conservação de escrituração

•         EXIBIÇÃO DOS LIVROS: EXIBIÇÃO TOTAL E EXIBIÇÃO PARCIAL E CONSERVAÇÃO DE ESCRITURAÇÃO.

 Os livros têm função probatória, dessa maneira são invioláveis. No entanto, há casos  previstos em lei que permitem a exibição total ou parcial dos livros e de toda documentação que diz respeito à escrituração:

•         Exibição total

–        Autorização do magistrado para que sejam exibidos integralmente os livros e papéis de escrituração em determinadas ações com o objetivo de resolver certas questões:

–         Relativas à sucessão inter vivos (transferência de cotas, ações ou do estabelecimento, por exemplo) ou causa mortis, à comunhão ou à sociedade, à administração ou gestão mercantil à conta de outrem, falência, liquidação etc.

Se o empresário se recusar a exibir totalmente seus livros, os mesmos serão apreendidos judicialmente, sendo que a recusa da apresentação dos livros não acarretará presunção da veracidade das alegações da parte contrária.

•         Exibição parcial

Em qualquer ação, pode a exibição parcial ser ordenada judicialmente.

O empresário apenas deverá apresentar os livros na audiência.

A exibição parcial requer pendência de ação judicial movida pelo ou contra o empresário; logo, não poderá ser ordenada a quem não é parte na lide.

Se houver recusa da exibição parcial, considerar-se-á como verdadeiro o fato alegado pela parte contrária que, por meio daqueles livros, pretendia comprovar. Presunção juris tantum, até que se prove o contrário.

Exibição às autoridades tributárias (art. 1.193 do CC/02):

Esse dispositivo licencia as autoridades fazendárias a examinar livros mercantis para fiscalizar o pagamento de tributos.

•         De escusar exibição em juízo

•         A recusa do contribuinte em exibir seus livros poderá recair em:

Requisição por agente fiscal do auxílio da força pública para o cumprimento da exibição bem como punição por crime contra a ordem tributária por omissão de informação à autoridade fazendária, entre outras.

•         Conservação da escrituração

Os livros e documentos de escrituração deverão ser mantidos pela empresa até que as obrigações registradas sejam atingidas pela prescrição ou pela decadência.

•         UM PARALELO ENTRE O PRINCÍPIO DO SIGILO DOS LIVROS EMPRESARIAIS, SUAS EXIBIÇÕES E A EFICÁCIA PROBATÓRIA.

•          Sanções da irregularidade da escrituração

- A ausência de algum livro obrigatório ou o cumprimento de um de seus requisitos

(intrínseco ou extrínseco) pode acarretar sanções de ordem civil e de ordem penal:

•         Sanções de ordem civil:

O livro empresarial perde sua força probatória (CPC, art. 379);

Se for exigido o livro obrigatório do empresário em um processo civil e ele não o

possuir, será tido como verdadeiro o fato alegado por quem está processando o

empresário (CPC, art. 358, I);

•         Sanções de ordem penal:

É crime falimentar (Lei n. 11.101/05, art. 178), ou seja, se o empresário pedir falência e não comprovar a situação empresarial com os livros obrigatórios, a falência será fraudulenta.

Os livros empresariais devem ser mantidos até ocorrer a prescrição ou a decadência dos atos e obrigações neles escriturados (CC, art. 1.194).

Os microempresários e os empresários de pequeno porte optantes pelo SIMPLES

NACIONAL, não são obrigados a manter toda a escrituração dos livros. Porém, se não optantes pelo SIMPLES NACIONAL e tiverem faturamento superior a R$ 36.000,00 por ano e não mantiverem a escrituração dos livros obrigatórios, sofrerão as mesmas sanções impostas aos grandes empresários.

Bibliografia

DINIZ, Maria Helena. Curso de direito civil brasileiro: direito de empresa. São Paulo: Saraiva, 2009.

CÓDIGO CIVIL, Constituição Federal e Legislação Complementar. Saraiva. 2011.